5 Office tips die je leven makkelijker maken


Ik kom nog wel eens bij collega-ondernemers van je. In de gesprekken die ik met hen voer blijkt vaak dat ze het gevoel hebben dat ze nog maar een fractie van Microsoft Office gebruiken. Waarschijnlijk herken je dat ook voor jezelf. Vandaar dat ik vandaag een vijftal tips voor je heb die je kunt gebruiken om Microsoft Office efficiënter te gebruiken.

Tip 1, gebruik autotekst

Mij gebeurt het wel eens dat ik een zelfde stuk tekst typ in een e-mail of document. De ene keer schrijf ik het anders dan de andere keer. Toch wil je een consistente manier van communiceren aanbrengen. Met het gebruik van autotekst kun je hier sneller een stuk tekst invoeren. Als je dan bijvoorbeeld een mooie afsluiting hebt geschreven dan kun je bij het woord afsluiting een volledige stuk tekst toevoegen aan je document.

Autotekst is te vinden in de ribbon balk bij Invoegen.

Tip 2, snelle toetsen

In de bovenste balk staan een aantal knoppen.sneltoets

Rechts naast het Word teken staat een diskette voor het opslaan. Je kunt deze gebruiken met je muis, maar je kunt deze ook via een sneltoets gebruiken. De sneltoets voor het eerste teken naast het Word is te vinden met ALT+<1>. Het tweede teken met ALT+<2> enzovoort.

Je kunt zelf deze sneltoetsen verder aanvullen door op de knop met de streep en de pijl naar beneden te klikken. Onderaan het menu staat Meer opdrachten…. Je kunt daar dan alles toevoegen.

Tip 3, gebruik stijlen

Wil je een snelle inhoudsopgave maken dan is het gebruik van Stijlen cruciaal. Gebruik je de standaardstijl dan kun je gebruik maken van Kop1 voor je hoofdstukken. Kop2 gebruik je voor paragrafen en Kop3 voor subonderdelen van je paragraaf.

Als je dan via Verwijzing een Inhoudsopgave toevoegt wordt deze direct opgemaakt vanuit de koppen die je hebt gemaakt.

Tip 4, Maak gebruik van Snelle stappen in Outlook

Zijn er binnen Outlook handelingen die je veel uitvoert? Ik archiveer mijn e-mail bijvoorbeeld als ik er klaar mee ben. Ze gaan dan in de map Kort Archief. Ik heb hiervoor een Snelle Stap aangemaakt in mijn Outlook.

snellestap

Op het tekentje wat rechts naast Snelle stappen staat kun je deze beheren. Daar staat bij hoe je een nieuwe snelle stap maakt. Je hebt daarvoor diverse opties. Je kunt er zelfs een sneltoets aan hangen.

Tip 5, gebruik de ribbon balk

De Ribbon is de vervanger van het menu in Office 2003. De Ribbon is aanwezig in elke Office versie. Door de komst van de Ribbon zijn er veel meer functies zichtbaar geworden. Hierdoor hebben we al veel meer functies gaan gebruiken. Het slimste is om eens door de Ribbon heen te bladeren welke functies er zijn en ze gewoon eens uit te proberen.

Conclusie

Zo zijn er veel dingen die je efficiënter kunt doen binnen de Microsoft Office applicaties. Graag verneem ik welke functie jij veel gebruikt, en misschien heb jij wel een tip voor de andere lezers. Geef ze weer in het commentaarveld hieronder zodat je collega ondernemers hier ook voordeel bij hebben.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *